Quando spetta il rimborso chilometrico agli operai edili, come si calcola con le tabelle ACI 2026, quali documenti servono e come resta esente dalle tasse.
Il rimborso chilometrico spetta all’operaio che usa la propria auto per raggiungere, su ordine dell’impresa, un luogo di lavoro diverso da quello abituale. Si calcola moltiplicando i chilometri percorsi per il costo al km delle tabelle ACI del suo veicolo. Se è documentato bene, non è reddito per il lavoratore. Dal 2025 l’esenzione vale sia per le trasferte fuori dal comune sia per quelle dentro il comune. Qui trovi le regole del CCNL edile, il calcolo passo per passo, i documenti da conservare e un metodo per gestire tutto senza perdere tempo in ufficio.
In breve
- Chi ne ha diritto: l’operaio comandato a lavorare in un luogo diverso da quello abituale che usa un mezzo proprio. Il CCNL edile prevede il rimborso delle maggiori spese di trasporto.
- Come si calcola: chilometri percorsi × costo chilometrico ACI del veicolo (marca, modello, alimentazione). Le tabelle 2026 sono in Gazzetta Ufficiale dal 23 dicembre 2025.
- Fisco: con la circolare 15/E del 22 dicembre 2025 il rimborso calcolato su base ACI è esente anche per le trasferte nel comune della sede, se comprovato e documentato.
- Documenti: mese, chilometri, tipo di automezzo, tariffa ACI e importo pagato. Tutto va annotato anche sul Libro Unico del Lavoro.
- Metodo: se planning e timbrature dicono già chi era in quale cantiere, la nota spese si costruisce su dati certi.
Indice
- Quando spetta il rimborso chilometrico all’operaio
- Come cambia il fisco dal 2025
- Come si calcola: le tabelle ACI passo per passo
- I documenti da conservare
- Come organizzare il flusso in impresa
- Il nostro punto di vista
- Presenze e cantieri già pronti per la nota spese
- Domande frequenti
- Fonti
Quando spetta il rimborso chilometrico all’operaio
Il punto di partenza è semplice. L’operaio ha una sede di lavoro abituale. Quando l’impresa lo manda a lavorare altrove e lui usa la sua auto, sostiene un costo che non è suo. Il rimborso chilometrico serve a restituirgli quel costo.
Non è un premio e non è una parte dello stipendio. È la restituzione di una spesa sostenuta per il servizio. Per questo, se è calcolato e documentato correttamente, resta fuori dalla busta paga imponibile.
Cosa dice il CCNL edile
Nell’edilizia la trasferta ha regole proprie. Il CCNL per i dipendenti delle imprese edili disciplina la trasferta degli operai in base alla distanza dai confini comunali del cantiere per cui l’operaio è stato assunto. I contratti integrativi territoriali fissano poi la soglia precisa, per esempio 10 o 15 km dai confini del comune.
In pratica i livelli sono due. All’operaio comandato a lavorare temporaneamente in un luogo diverso spetta il rimborso delle maggiori spese di trasporto. Se il cantiere si trova oltre i limiti territoriali, si aggiunge una diaria. La scheda sull’articolo 21 del CCNL pubblicata dalla Cassa Edile di Savona la indica nel 10% della retribuzione di base.
Per questo, prima di impostare una regola aziendale, controlla due cose:
- Il cantiere di assunzione scritto nella lettera di ciascun operaio.
- Il contratto integrativo della tua provincia, che stabilisce da quale distanza scatta la trasferta.
Il punto di ritrovo non cancella il diritto
Molte imprese fissano un punto di ritrovo, di solito il magazzino o la sede, da cui parte la squadra. È una scelta organizzativa utile. Non può però diventare un modo per negare il rimborso.
La Cassazione ha chiarito che le regole sull’inizio dell’orario di lavoro non possono essere usate per negare il rimborso se il dipendente è davvero comandato a lavorare in un luogo diverso da quello abituale. Se l’operaio va in cantiere con la sua auto perché glielo hai chiesto tu, il rimborso è dovuto.
La soluzione pratica è chiarire in anticipo chi si muove con il furgone aziendale e chi con l’auto propria. Così il rimborso si paga solo dove serve, e senza discussioni.
Come cambia il fisco dal 2025
La regola fiscale di base sta nell’articolo 51, comma 5, del TUIR. Le indennità chilometriche documentate per le trasferte fuori dal comune non concorrono al reddito di lavoro dipendente. Fino al 2024, però, per gli spostamenti dentro il comune della sede valeva una regola più rigida.
Dentro e fuori dal comune
Dal 2025 la distinzione pesa meno. L’Agenzia delle Entrate lo ha spiegato con la circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025. I rimborsi chilometrici per le trasferte sia fuori sia dentro il comune non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente. Le condizioni sono due: il calcolo deve seguire le tabelle ACI e il rimborso deve essere comprovato e documentato.
C’è un secondo punto utile. Per molte spese di trasferta, come vitto e alloggio, dal 2025 serve il pagamento tracciabile. Come riassume il comunicato dell’Agenzia delle Entrate, questo obbligo non riguarda le indennità chilometriche, che seguono le tabelle ACI. Carta o contanti non cambiano nulla: conta la documentazione dei chilometri.
Per un’impresa edile è un cambio concreto. Pensa all’operaio che si sposta tra due cantieri nella stessa città con la sua auto. Oggi quel rimborso può restare esente, a patto che i dati siano in ordine.
La partenza da casa e i chilometri in più
Spesso l’operaio va in cantiere direttamente da casa, senza passare dalla sede. Qui serve attenzione. Secondo la risoluzione n. 92/E/2015 dell’Agenzia delle Entrate, è esente solo il tragitto legato alla trasferta. L’eccedenza chilometrica rispetto al percorso che parte dalla sede di lavoro è imponibile.
Un esempio. La sede è a 30 km dal cantiere, l’abitazione dell’operaio a 45 km. Se rimborsi 45 km, i 15 km in più entrano nel reddito. Se rimborsi 30 km, l’intero importo resta esente. La scelta è tua, ma deve essere chiara in busta paga.
Deducibilità per l’impresa
Anche per l’azienda il rimborso è un costo deducibile, con un limite. In base all’articolo 95, comma 3, del TUIR, la deduzione è ammessa entro il costo chilometrico ACI delle auto fino a 17 cavalli fiscali a benzina e 20 cavalli fiscali a gasolio. Se l’operaio usa un’auto più potente, la parte che supera quel limite non si deduce.
Un chiarimento che evita confusione: il rimborso chilometrico non è un fringe benefit. Il fringe benefit nasce quando un’auto aziendale è data in uso promiscuo al dipendente. Qui succede il contrario: è il dipendente che mette la sua auto al servizio dell’impresa.
Come si calcola: le tabelle ACI passo per passo
L’Automobile Club d’Italia elabora ogni anno le tabelle nazionali dei costi chilometrici di esercizio. Quelle valide per il 2026 sono state pubblicate nella Gazzetta Ufficiale n. 297 del 23 dicembre 2025. Il costo al km comprende le voci medie di esercizio di ogni modello: carburante, manutenzione, assicurazione e ammortamento.
Per trovare il valore giusto servono categoria, marca, modello, alimentazione e data di riferimento. Poi il calcolo è una moltiplicazione.
- Raccogli i dati del veicolo. Marca, modello, versione e alimentazione dell’auto dell’operaio. Meglio averli una volta sola, nella sua scheda anagrafica.
- Trova il costo chilometrico. Cerca il modello nelle tabelle ACI dell’anno in corso e annota il costo al km.
- Misura i chilometri. Conta il percorso dalla sede di lavoro al cantiere, andata e ritorno, per ogni giorno di trasferta.
- Moltiplica. Chilometri del mese × costo chilometrico = rimborso del mese.
- Registra e paga. Inserisci l’importo in busta paga come rimborso non imponibile e conserva il prospetto.
Ecco un esempio con un costo chilometrico inventato a scopo dimostrativo di 0,45 € al km. Il valore reale dipende dal modello e va letto nelle tabelle ACI.
| Voce | Valore |
|---|---|
| Distanza sede-cantiere | 28 km |
| Percorso giornaliero (andata e ritorno) | 56 km |
| Giorni in trasferta nel mese | 18 |
| Chilometri del mese | 1.008 km |
| Costo chilometrico ACI (esempio) | 0,45 € |
| Rimborso del mese | 453,60 € |
Su una squadra di cinque operai, ognuno con la propria auto, i valori cambiano da persona a persona. Per questo conviene legare il costo chilometrico alla scheda di ogni operaio e i chilometri alle presenze reali in cantiere. Se vuoi capire quanto pesa davvero un operaio su una commessa, il calcolo del costo orario dell’operaio edile ti dà la base di partenza.
I documenti da conservare
La buona notizia è che non serve un’autorizzazione scritta con tutti i dati di ogni viaggio. La circolare n. 326/E/1997, ripresa nella guida di EC News, chiede altro. Al momento della liquidazione, l’importo va determinato in base alla percorrenza, al tipo di automezzo e al costo chilometrico. Questi elementi devono risultare dalla documentazione interna che conservi.
Anche la Cassazione è andata in questa direzione, con la sentenza n. 2419 del 20 febbraio 2012. Per escludere il rimborso dall’imponibile contributivo, il datore di lavoro deve documentare i dati richiesti dalla Cassazione per ogni mese di riferimento. Non serve una scheda giornaliera dei viaggi per ogni dipendente.
| Cosa conservare | Perché serve |
|---|---|
| Mese di riferimento | Collega il rimborso al periodo di paga |
| Chilometri percorsi nel mese | È la base del calcolo |
| Tipo di automezzo | Individua il costo ACI corretto |
| Tariffa ACI applicata | Dimostra che il calcolo segue le tabelle |
| Importo corrisposto | Quadra con la busta paga |
| Cantiere e motivo della trasferta | Prova che lo spostamento era di servizio |
| Nota spese firmata dall’operaio | Conferma i dati da parte del lavoratore |
| Ricevute di pedaggi e parcheggi | Supportano le spese accessorie |
C’è poi un passaggio che molti dimenticano. I rimborsi vanno registrati sia nelle scritture contabili sia nel Libro Unico del Lavoro. Come ricorda il vademecum sui rimborsi chilometrici, l’annotazione sul LUL va fatta sempre, anche quando il rimborso è esente dal punto di vista fiscale e contributivo.
In caso di ispezione, chi controlla guarda prima di tutto la coerenza tra i documenti. I chilometri dichiarati devono corrispondere ai cantieri in cui l’operaio ha davvero lavorato. Se presenze e rimborsi vengono da due fogli diversi, è lì che nascono i problemi.
Come organizzare il flusso in impresa
Le regole sono chiare. La difficoltà vera è applicarle ogni mese a tutti gli operai, senza errori e senza rincorrere i fogli. Ecco un flusso che funziona in un’impresa edile.
- Scrivi una policy sull’uso del mezzo proprio. Chi può usare l’auto propria, per quali cantieri, da dove si calcolano i chilometri. Serve anche a chiarire la copertura assicurativa in caso di incidente durante la trasferta. Su questo punto confrontati con il tuo broker assicurativo.
- Registra i veicoli una volta sola. Per ogni operaio annota il modello dell’auto e il relativo costo ACI. Aggiorna il valore quando escono le nuove tabelle o quando l’operaio cambia auto.
- Fissa le distanze dei cantieri. Calcola il percorso sede-cantiere all’apertura della commessa. Così il dato è lo stesso per tutti.
- Collega i chilometri alle presenze. Il numero di giorni in trasferta deve venire dalle timbrature, non dalla memoria. Leggi come registrare le ore in cantiere senza errori.
- Chiudi il mese con un prospetto unico. Per ogni operaio: cantieri, giorni, chilometri, tariffa e importo. L’operaio firma, il consulente del lavoro riporta il dato in busta paga e sul LUL.
- Imputa il costo alla commessa. Il rimborso è un costo del cantiere. Se resta nelle spese generali, i margini sembrano migliori di quanto sono. Su questo tema trovi spunti nel controllo dei costi di commessa.
Se invece la squadra viaggia con i furgoni aziendali, il rimborso non c’è. Resta però da sapere dove sono i mezzi e quanto costano. Ne parliamo nella guida sui mezzi aziendali di cantiere.
Il nostro punto di vista
Ogni mese vediamo lo stesso schema nelle imprese edili. I rimborsi chilometrici si calcolano a fine mese, partendo da fogli compilati a mano e da messaggi sul telefono del capocantiere. Il risultato sono ore passate a ricostruire chi era dove.
Il punto, per noi, è che il rimborso chilometrico non è un problema fiscale. È un problema di dati. Le regole chiedono cantiere, giorni, chilometri e tipo di auto. Se questi dati nascono già giusti durante la giornata di lavoro, la nota spese si scrive da sola.
Per questo in Edilgestya il planner e la timbratura GPS lavorano insieme. Il capocantiere assegna gli operai ai cantieri trascinando i nomi nel planning. L’operaio timbra dall’app sullo smartphone, senza hardware dedicato. L’ufficio vede le stesse informazioni, aggiornate in tempo reale.
Così il dato che ti serve per il rimborso esiste già: quell’operaio, quel giorno, in quel cantiere. E con l’analisi economica basata su intelligenza artificiale vedi anche quanto pesano le trasferte sul margine di ogni cantiere, prima che sia tardi per intervenire.
Ufficio
Presenze e cantieri già pronti per la nota spese
Con Edilgestya hai in un unico gestionale cloud il planning dei cantieri, la timbratura GPS da app e i report su costi e produttività. A fine mese esporti presenze e cantieri di ogni operaio e prepari il prospetto dei rimborsi su dati certi. Il supporto tecnico è diretto, in italiano.
Il piano parte da 49 € al mese. Ogni operaio con l’app di cantiere costa 8 € al mese, ogni utente d’ufficio 35 € al mese nella fascia da 1 a 5 utenti, con prezzi più bassi quando il numero cresce. Il tracciamento GPS dei mezzi costa 10 € al mese per mezzo. Scopri come funziona la timbratura GPS in cantiere oppure guarda tutti i prezzi di Edilgestya.
Domande frequenti
Il rimborso chilometrico spetta per il tragitto casa-lavoro?
Di norma no: andare dalla propria casa alla sede abituale è a carico del lavoratore. Il rimborso spetta quando l’impresa comanda l’operaio in un luogo diverso da quello abituale. Se l’operaio parte da casa, è esente solo il percorso calcolato dalla sede di lavoro e l’eventuale eccedenza è imponibile.
Serve un’autorizzazione scritta per ogni trasferta?
No, la prassi dell’Agenzia delle Entrate non richiede un’autorizzazione scritta con tutti i dati di ogni viaggio. Devi però conservare una documentazione interna con percorrenza, tipo di automezzo e costo chilometrico applicato. Una policy aziendale chiara sull’uso del mezzo proprio aiuta a evitare contestazioni.
Posso pagare un rimborso fisso uguale per tutti gli operai?
Per restare esente, il rimborso chilometrico deve basarsi sulle tabelle ACI e sui chilometri realmente percorsi. Un importo forfettario non collegato a chilometri e veicolo rischia di essere trattato come retribuzione. Prima di cambiare il metodo, valuta la scelta con il tuo consulente del lavoro.
Quando escono le nuove tabelle ACI?
Le tabelle vengono aggiornate ogni anno e pubblicate in Gazzetta Ufficiale, di solito a fine dicembre. Quelle per il 2026 sono uscite il 23 dicembre 2025. Dal nuovo anno aggiorna il costo al km di ogni operaio con i valori nuovi.
Il rimborso chilometrico si somma alla diaria del CCNL edile?
Sono due voci diverse. Il rimborso copre le maggiori spese di trasporto, mentre la diaria spetta quando il cantiere è oltre i limiti territoriali fissati dal contratto integrativo. Controlla il contratto della tua provincia per sapere da quale distanza scatta la diaria.
Fonti
- Agenzia delle Entrate, circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025
- Agenzia delle Entrate, comunicato del 22 dicembre 2025 su trasferte e missioni
- ANCE, CCNL per i dipendenti delle imprese edili e affini
- Cassa Edile Savona, trasferta degli operai (art. 21 CCNL)
- Azione Sindacale, rimborso per l’uso dell’auto propria e Cassazione
- EC News, guida ai rimborsi spese e chilometrici ai dipendenti
- AIWA, fiscalità delle auto aziendali
- Studio Ripa, tabelle ACI 2026
- Money.it, rimborso chilometrico e tabelle ACI 2026
- Geb Partners, trasferte e rimborsi chilometrici
- Pierluca e Associati, vademecum rimborsi chilometrici e trasferte